Cuántos de nosotros no habremos pasado serios problemas por no conducirnos mediante un planteamiento presupuestal, o peor todavía, no haberlo considerado en nuestro plan de trabajo, para participar en una expo. Los presupuestos son importantes en todas las esferas de la vida, es decir, tanto en lo personal como en lo profesional. En este artículo nos referiremos a lo que un ejecutivo debe tomar en cuenta para presupuestar con éxito, una expo o feria. Elaborar un presupuesto, no es cosa sencilla, aún cuando se trate de un listado de requerimientos y sus costo, exige un análisis muy cuidadoso y tomar en cuenta elementos tan importantes como: experiencia de años anteriores, situación de económica del país, condiciones financieras de la empresa, pronóstico de crecimiento de la empresa, participación de la empresa en el mercado, sólo por citar algunos.
La primera regla para participar en una expo, dice Flavio Toledo, Director General de Punto de Apoyo Exposiciones "es definir un presupuesto y ajustarse a él".
No hay una regla para elaborar un presupuesto, siempre dependerá del tipo de evento y el sector de que se trate. Laura Barrera, Directora de Expo Manufactura, evento organizado por EJ Krause, recomienda que antes de presupuestar, es necesario elegir adecuadamente el evento, además de comprobar su seriedad y a quién se dirige.
Una vez definido el evento, es necesario fijar los objetivos, ya que éstos determinarán la estrategia a seguir, es decir, será distinta si se está pensando en el lanzamiento de un producto, en incrementar las ventas o el posicionamiento de marca.
Organizadores, proveedores y expositores coinciden en que será el costo del piso de exhibición el que absorberá la mayor parte del presupuesto, seguido por el diseño y montaje del stand. El costo del espacio dependerá de la trascendencia de la expo, así lo dice Jairo León, Director Comercial de Productos Norma. El tamaño y la ubicación (en la entrada, en medio, al final o en las esquina) tendrá un impacto distinto en la mente del visitante, ya que –agrega Flavio Toledo-, hay que recordar dónde se concentra la mayor afluencia de visitantes. Esos son los más caros.
Egresos
Pre evento
Decíamos que el costo del stand varía dependiendo de la importancia de la expo y de su ubicación dentro del piso de exhibición. En este sentido y de acuerdo a nuestros entrevistados, el costo del espacio, puede llevarse del 35 al 40 por ciento del presupuesto. Algunos organizadores, como en el caso de EJ Krause, incluyen alfombra, lámpara, antepecho, mesa, dos sillas, un bote de basura y una toma de energía doble.
Diseño del stand. Este es especial, resaltando la imagen de la empresa, con los colores corporativos por todos lados y amueblado a gusto del cliente. Es importante como lo señala Brisia Jaimes, Gerente de Marca de Bic Graphics, no olvidar gabinetes o bodegas para almacenar el producto los días del evento.
Material de apoyo. Catálogos, folletos, flyers, tarjetas de presentación y muestras del producto, así como artículos promocionales (plumas, llaveros, encendedores, ectétera)
Personal. Viáticos (traslados, hospedaje y alimentos) y uniformes, si es el caso.
Flete para el traslado de materiales. Es importante determinar, si será en avión, autobús o en auto particular.
Estacionamiento. Dependiendo de las distancias, será un gasto diario durante el evento. Seguramente el personal haga uso del estacionamiento, en el recinto ferial.
Le invitamos a seguir la pista a este artículo, en nuestro próximo número de
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