Hay empresas que participan en varios eventos y no necesariamente, invierten los mismos recursos en todos, humanos, técnicos y económicos. Para cada uno tienen objetivos específicos y por lo mismo en algunos irán en un 3 por 3, en otro en un 3 por 6 y hasta en un 6 por 6, con todo lo que ello implica. En ese caso habrá que considerar servicios como los que a continuación se mencionan.
Servicios adicionales. Existen servicios o productos que sólo presupuestará para algunos eventos, considerando su trascendencia y proyección en el mercado, como es el caso de: edecanes, pantallas de plasma, equipos de sonido, vitrinas, scanner o lectora de código de barras, línea telefónica, mayor voltaje en la toma eléctrica, Internet, pendones, agua o aire comprimido, botargas, e incluso, señala Flavio Toledo, el servicio de alimentos y bebidas, incluyendo mesero.
El presupuesto deberá incluir imprevistos mínimos, tales como si viaja en auto y sufre alguna avería, tijeras, cintas o extensiones de luz. Hay quién, por las características del producto, rentan aditamentos para asegurarlos. Ya entrados en el tema, habrá equipo o producto, que deba salir asegurado, mediante póliza, de la compañía.
Post evento
¿Cómo le dará seguimiento a sus nuevos contactos?, tal vez deberá invertir en envío de tarjetas personales, visita a la planta o una comida para platicar más en detalle.
Evaluación de resultados
Es importante analizar los resultados sobre la inversión que se hace en cada expo, de esta manera, se estará en condiciones de tomar decisiones para futuras participaciones y modificar, a la baja o hacia arriba, el presupuesto para el siguiente año.
El potencial de una expo depende de muchos factores, sin embargo, todas buscan reunir a compradores y vendedores para hacer negocio. Al respecto, Laura Barrera destaca que si las empresas expositoras hicieran un esfuerzo independiente por reunirse con todos los clientes potenciales que acuden a una expo, el costo sería muy alto.
Importancia del plan de trabajo
Estos rubros de ingresos y egresos fueron planteados por EJ Krause en voz de Laura Barrera, quien agrega: "cada participación puede ser tan compleja o simple, dependiendo de lo que estás presentando. La gran diferencia es que si ejecutas un plan de trabajo, es más probable que se tenga un retorno sobre la inversión que se hace".
Se recomienda cotizar, mínimo con 3 empresas proveedoras. Hay expositores que han buscado hasta 5, siendo precio y servicio los criterios que se evalúan. Punto de Apoyo considera que lo importante es investigar a la empresa proveedora, práctica que sigue Grupo Norma: "El precio, calidad, experiencia en el manejo y la disponibilidad de servicio incondicional, por las horas de trabajo en la madrugada y fines de semana, es lo más importante para nosotros", comenta su Director Comercial, Jairo León.
Ivanova Aubry, Directora de Comercializadora Totoy, da este tip: "hay un juego muy bueno llamado viejas chismosas en donde pones en planeación el cómo, cuándo y dónde, y las tres bien coordinadas, te permiten evaluar un presupuesto eficiente".
No olvide evaluar los términos de pago de los proveedores, podría encontrarse contrariedades ya que muchos sólo aceptan el pago al 100 por ciento y no sobre parcialidades, recomienda Brisia Jaimes de Bic Graphics.
Generalmente, la mayoría de los errores vienen por falta de planeación, -dice Laura Barrera- y "tampoco eximen al organizador". La expo tiene una ventana enorme de posibilidades "Lea el manual de expositores, servirá para aclarar sus dudas. Acérquese al organizador, Lo más grave es ver cómo nuestros clientes no tienen a la mano las herramientas para justificar que no se les quite el presupuesto para expos", siendo que en un evento, existe un mar de posibilidades para las empresas. Entérese y tome decisiones, finaliza la ejecutiva.
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